Ocorrências - Criar

Conforme apresentado no artigo Ocorrências – Apresentação, essa funcionalidade funciona como um sistema de protocolos, utilizado para identificar oportunidades e melhorias, promovendo uma comunicação rápida e eficiente com o time de campo.
Seu objetivo é acompanhar a resolução de problemas e gerar melhores resultados para os clientes.

Como criar uma nova Ocorrência

1. Acesse o Puzzle Operations;

2. Clique em Tarefas;

3. Em seguida, clique em Ocorrências.

Na tela de Ocorrências, localize o botão Criar Nova, no canto superior direito, acima dos filtros, e clique para adicionar uma nova ocorrência.

Preenchimento da Ocorrência

Ao clicar em Criar Nova, uma nova página será aberta para o preenchimento das informações. Alguns campos são obrigatórios e outros opcionais.

• Descrição
  Descreva a ocorrência, informando o que precisa ser resolvido.

• Tipo
  Selecione o tipo de ocorrência, conforme os tipos previamente cadastrados.

• Origem
  Informe quem identificou a oportunidade. As opções disponíveis são:

  • Cliente, Loja, Parceiro e etc...

• PDV
  Informe o ponto de venda relacionado à ocorrência. É possível buscar por palavras-chave.

• Cliente
  Selecione o cliente (marca ou indústria) relacionado à ocorrência, utilizando a busca por palavras-chave.

• Promotor
  Informe o promotor responsável pela ocorrência.

  • Inicialmente, serão exibidos os promotores que possuem o PDV em roteiro fixo;

  • Caso o PDV não esteja em roteiro fixo, todos os colaboradores serão exibidos;

  • A busca pode ser feita por palavras-chave.

• Data da Ocorrência
  Informe a data em que a ocorrência aconteceu.
  Recomendamos utilizar a data de abertura da ocorrência.

  Por padrão, o sistema preenche com a data atual.

• Supervisor
  Informe o supervisor responsável pela ocorrência.
  Ao selecionar um promotor, o supervisor correspondente será preenchido automaticamente, mas pode ser alterado se necessário.

• Prioridade
  Defina a prioridade da ocorrência:

  • Baixa

  • Média

  • Alta

  • Urgente

• Status
  Selecione o status da ocorrência:

  • Em Aberto: ocorrência aberta e dentro do prazo de resolução (status padrão ao criar);

  • Aguardando Validação: ocorrência finalizada pelo time de campo e pendente de validação pelo BackOffice;

  • Sim: ocorrência finalizada e resolvida;

  • Não: ocorrência finalizada e não resolvida.

  • Parceiro: ocorrência criada via ambiente Partner

• Data Limite
  Define o prazo máximo para resolução da ocorrência.

  • O prazo padrão é de 15 dias a partir da data da ocorrência;

  • Essa data pode ser alterada sempre que necessário;

  • Caso o prazo seja ultrapassado, o sistema fecha automaticamente a ocorrência com o status Fechada por inatividade, contabilizando-a como não resolvida nos dashboards;

  • O script de validação da data limite roda diariamente às 10h, considerando todas as ocorrências com data limite igual ou anterior ao dia atual.

• Andamento
  Caso a ocorrência já possua alguma atualização, é possível registrar aqui.

  Campo não obrigatório em caso de nova ocorrência

• Imagem
  Permite adicionar uma imagem para ilustrar a ocorrência, que ficará disponível para o time de campo no aplicativo.

  • Formatos aceitos: JPEG ou JPG;

  • Campo não obrigatório.

• Edição de imagem
  Permite desenhar na foto anexada para sinalizar o problema exato

  • seleção de cor e tamanho de linha

• Link
  Permite adicionar um link externo (imagem, relatório ou outra informação).

  Campo não obrigatório.

• Imagens da Solução
  Não precisam ser preenchidas no momento da criação da ocorrência, apenas caso essa informação já esteja disponível.

Finalização

Após preencher as informações necessárias, clique em Salvar para concluir o cadastro da ocorrência.