Agendamentos - Criar

       Entenda como criar um agendamento do zero, todas as possibilidades e funcionalidades que cada tipo de agendamento possui. Vamos começar do zero:

• Acesse o Puzzle Operations;

• Clique em Pesquisas, em seguida em agendamentos;

• Clique no botão vermelho no canto superior direito escrito Criar agendamento;

Configurando o agendamento:

     Após clicar em criar novo, você será direcionado para a primeira tela de configurações dos agendamentos, nessa tela, você deve definir informações importantes:

• Nome: informe um nome para seu agendamento, recomendamos que seja semelhante ao nome do formulário a ser utilizado;

• Formulário: informe qual formulário será utilizado no agendamento, você poderá selecionar entre os formulários previamente criados;

• Grupo de Tarefas: informe a qual grupo de tarefas esse agendamento irá pertencer, lembre-se de que você poderá selecionar de acordo com os grupos já criados;

• Marcas: Nos agendamentos definimos as marcas a qual ele se refere, essa funcionalidade é muito importante, pois é através dela que o calendário de tarefas identifica se aquela marca esta no roteiro de hoje e envia a tarefa para o App do colaborador que esta com essa marca no roteiro, caso tenha mais de um colaborador com o PDV e a marca no roteiro, ambos recebem a tarefa e a resposta que fica é a primeira a ser enviada, lembre-se que você poderá selecionar entre as marcas previamente cadastradas;

• Botão Ativo: por padrão, ele está sempre ligado, caso queira inativar o agendamento, desative ele e e salve;

• Botão Geração Automática: quando esse botão estiver ligado significa que o agendamento vai respeitar a frequência da marca no roteiro, exemplo, Marca 1 tem uma frequência em roteiro de 3x na semana, então nas 3x na semana que a marca estiver no roteiro agendado ela vai cair no app do promotor que estiver com a marca no roteiro, caso seja inserida 4x no roteiro, mesmo que essa não seja a frequência contratada a tarefa irá ser enviada ao app do promotor que estiver com a marca no roteiro.  Esse tipo de agendamento é utilizado principalmente para as tarefas que devem cair em todas as visitas, esse é o tipo de agendamento que vai gerar eficiência e produtividade para o time de BackOffice. Uma das principais inovações do sistema Puzzle.

• Data Inicial: informe a data inicial do agendamento, por padrão a data atual vem previamente preenchida;

• Data Final: informe a data final do agendamento. Todos os agendamentos precisam de data final, caso ele não tenha data final, já vem previamente preenchido com a data inicial + 10 anos pra frente. 

• Perfis de Acesso: informe quais os perfis de acesso que deverão receber essa tarefa ao dar check-in no PDV, lembre-se, qualquer colaborador com o perfil selecionado aqui, irá receber o a tarefa ao dar check-in;

• Indicadores: informe aqui a qual indicador esse agendamento faz parte, caso não faça parte de nenhumas dessas opções pode deixar o campo em branco. Os indicadores de tarefas são: Abastecimento, Data de Validade e Ruptura. É possível que a mesma tarefa representa mais de um indicador, então você pode selecionar mais de um.

          Ao finalizar as informações, clique em Salvar no final da página.

Menu lateral do agendamento + Frequência do agendamento.

        Após clicar em salvar, você verá que um menu na lateral esquerda irá aparecer, ali ficam as demais configurações do agendamento.

Agendamento da Tarefa:

         Aqui uma nova configuração aparece para ser preenchida, a frequência. Esse campo só poderá ser preenchido quando o botão de geração automático estiver desligado, pois quando o botão esta ligado a frequência automaticamente é a diária. Seguem as demais frequências disponíveis:

• Diárias: vão ser enviadas para o app todas as vezes que tiver essa marca no roteiro, caso a marca esteja todos os dias, essa tarefa será enviada todos os dias;

• Semanais: Vão ser enviadas para o app no dia da semana estipulado que o PDV esta em roteiro, essa periodicidade permite a inserção de um prazo para responder a tarefa, porém se o dia escolhido não estiver com a marca no roteiro e ela tiver um prazo, a tarefa será enviada no próximo dia que estiver com a marca no roteiro se estiver dentro do prazo estipulado, ou seja, para a tarefa efetivamente ser enviada para o app é necessário ter a marca no roteiro. Ao selecionar você verá que um campo novo abre ao lado da frequência: Prazo de resposta: você deve informar a quantidade de dias que a tarefa deve ter de prazo além do dia atual, exemplo, informamos 1 dia, ela vai ter o dia da geração +1;

• Quinzenais: Vão ser enviadas para o app no dia da semana estipulado que o PDV esta em roteiro porém a cada 15 dias, ou seja, semana sim, semana não. Essa periodicidade também permite a inserção de um prazo para responder a tarefa, porém se o dia escolhido não estiver com a marca no roteiro e ela tiver um prazo, a tarefa será enviada no próximo dia que estiver com a marca no roteiro se estiver dentro do prazo estipulado, ou seja, para a tarefa efetivamente ser enviada para o app é necessário ter a marca no roteiro. Ao selecionar você verá que um campo novo abre ao lado da frequência: Prazo de resposta: você deve informar a quantidade de dias que a tarefa deve ter de prazo além do dia atual, exemplo, informamos 1 dia, ela vai ter o dia da geração +1;

• Mensais: Vai ser enviada para o app no dia do mês estipulado, desde que seja um dia que a marca esteja em roteiro. Essa periodicidade também permite a inserção de um prazo para responder a tarefa; Ao selecionar você verá que dois novos campos abrem ao lado da frequência: Prazo de resposta: você deve informar a quantidade de dias que a tarefa deve ter de prazo além do dia atual, exemplo, informamos 1 dia, ela vai ter o dia da geração +1; Dia agendado: informe em qual dia do mês você deseja que essa tarefa caia;

            Não esqueça de salvar ao escolher a periodicidade do agendamento.

Itens da tarefa:

         Nesse menu você irá selecionar sobre quais itens a pesquisa será respondida;

Quem receberá a tarefa:

          Nesse menu você irá selecionar quais PDVs irão receber essa tarefa.

Direcionar a colaboradores:

         Nesse menu você pode direcionar essa tarefa para colaboradores específicos, é uma configuração opcional;

Calendário de tarefas e Gerar Calendários:

        Nesse menu você poderá visualizar as tarefas que foram geradas, se elas foram respondidas ou não e também apagar alguma geração incorreta. 

          O último item é um botão e nele é possível gerar o calendário de tarefas, ou seja, rodar um script que fará com que as tarefas sejam enviadas novamente para o app dos colaboradores que estiverem com o PDV e a marca do agendamento em roteiro. Todas as vezes que alguma informação for editada no agendamento, recomendamos que seja gerado os calendários novamente.

Itens da Tarefa:

           Você deve selecionar os itens da tarefa, as opções de itens a serem selecionados vai depender do tema do formulário, se é por categoria selecionar as categorias do agendamento, SKU selecionar os SKUs do agendamento, marca selecionar a marca do agendamento e etc. Caso não tenha nenhum item selecionado, o agendamento não irá cair. Veja as informações mostradas nessa página:

• Quantidade de itens selecionados: a primeira informação que aparece é sempre sobre a quantidade de itens selecionados;

• Botão Buscar apenas selecionados: ao ativar esse botão, você verá que irão aparecer somente os itens selecionados;

• Botão Buscar apenas concorrentes: ao ativar esse botão, você verá que irão aparecer somente os itens concorrentes, porém ele só funciona quando o tema do formulário for sobre SKUS;

• Filtros: os filtros variam conforme o tipo de item a ser selecionado, são eles:

  • Produtos: irá mostrar os filtros de linhas de produto, marca e categoria;
  • Linhas de Produtos: irá mostrar os filtros de linhas de marca e categoria;
  • Categoria: irá mostrar os filtros de linhas de Super Categorias;
  • Marcas: irá mostrar o filtro de Indústria;
  • Super Categorias: não irá mostrar nenhum filtro.

• Outros: quando o formulário for do tema outros, você não terá que selecionar nenhum item, porém é necessário que você habilite o item clicando no botão de habilitar que aparecerá na página;

• Resultados por página: para ter mais resultados na pagina, você pode alterar clicando em cima do valor que aparece ao lado do botão excel, por padrão, sempre virão 10 resultados, mas você pode alterar para 25, 50 ou todos;

• Pesquisar: você verá que pode realizar o filtro pelo nome do item neste campo, basta digitar as palavras chaves e a busca é feita;

• Para adicionar um item ao agendamento basta clicar no botão de + ao lado do seu nome;

Quem receberá a tarefa:

       Nessa etapa, você deve selecionar os PDVs que irão receber essa tarefa. Veja as informações mostradas nessa página:

• Selecionados: informa a quantidade de PDVs selecionados no agendamento;

• Inativos: informa a quantidade de PDVs que um dia já foram selecionados no agendamento, mas que no momento não estão selecionados;

• Botão Buscar apenas ativos: ao ativar o botão ele irá buscar apenas os PDVs que estão selecionados;

• Botão Buscar apenas inativos: ao ativar o botão ele irá buscar apenas os PDVs que não estão selecionados;

• Filtros: existem diversos filtros disponíveis para buscar os PDVs, são eles:

  • Bandeira: irá filtrar apenas os PDVs da bandeira selecionada;
  • Rede: irá filtrar apenas os PDVs da rede selecionada;
  • Regional: irá filtrar apenas os PDVs da regional selecionada;
  • Indústria: irá filtrar apenas os PDVs que possuírem contratos com a indústria selecionada;
  • Marca: irá filtrar apenas os PDVs que possuírem contrato com a marca selecionada
  • Cidade: irá filtrar os PDVs que ficarem localizados na cidade selecionada.

• Botão Habilitar página: ao clicar nesse botão, ele irá selecionar o todos os PDVs que estão sendo mostrados na página, em todos os dias (quando for um agendamento que permita escolher o dia da semana);

• Botão Desabilitar página: ao clicar nesse botão, ele irá desabilitar todos os PDVs que estiverem aparecendo na página;

• Resultados por página: para ter mais resultados na pagina, você pode alterar clicando em cima do valor que aparece ao lado do botão de desabilitar página, por padrão, sempre virão 10 resultados, mas você pode alterar para 25, 50 ou todos;

• Pesquisar: você verá que pode realizar o filtro pelo nome do PDV neste campo, basta digitar as palavras chaves e a busca é feita;

• Tabela de informações sobre os PDVs:

  • Status: Informa se o PDV esta selecionado ou não, um certinho indica que ele esta selecionado e e quando ele esta selecionado tem uma lixeira ao lado, onde é possível apagar a seleção, mas ao apagar a seleção, são apagados os registros de respostas desse PDV;
  • Dias de atendimento: nessa coluna podemos ter dois cenários: um único botão ou sete botões com os dias da semana, o tipo de botão será de acordo com a periodicidade do agendamento. Agendamentos semanais e quinzenais terão os botões de dias da semana, onde é possível selecionar os dias desejados. Para selecionar o PDV ative o ou os botões desejados;
  • Bandeira/PDV: informar a bandeira e o nome do PDV;
  • Regional: informa a regional do PDV;
  • Em rota fixa: mostra uma tabela com os dias da semana de segunda a domingo, onde informa os dias que cada marca esta em roteiro fixo, caso não tenha nenhuma informação no dia, significa que o PDV não está em roteiro fixo naquele dia;
  • Produtos: informa a quantidade de produtos cadastrados na bandeira ou no PDV. Saiba mais sobre cadastros de SKUs na bandeira aqui.

Direcionar a colaboradores:

        Os agendamentos também podem ser direcionados por colaborador, essa funcionalidade serve para tarefas em que colaboradores específicos precisem responde-las. Veja as informações mostradas nessa página:

• Selecionados: informa a quantidade de colaboradores selecionados;

• Botão Buscar apenas Selecionados: ao ativar o botão buscará apenas os colaboradores selecionados;

• Filtro Regional: você poderá buscar apenas por colaboradores da regional indicada;

• Resultados por página: para ter mais resultados na pagina, você pode alterar clicando em cima do valor que aparece ao lado do botão print, por padrão, sempre virão 10 resultados, mas você pode alterar para 25, 50 ou todos;

• Pesquisar: você verá que pode realizar o filtro pelo nome do colaborador neste campo, basta digitar as palavras chaves e a busca é feita;

• Para adicionar um colaborador clique no botão cinza de mais ao lado do status do colaborador.

Calendário de Tarefas e Gerar Calendários:

         Nesse menu você poderá visualizar as tarefas que foram geradas, se elas foram respondidas ou não e também apagar alguma geração incorreta. Veja os filtros disponíveis nessa página: 

• PDV: busque pelo nome do PDV desejado;

• Bandeira: busque pela bandeira desejada;

• Rede: busque pela rede desejada;

• Resultados por página: para ter mais resultados na pagina, você pode alterar clicando em cima do valor que aparece ao lado do botão print, por padrão, sempre virão 10 resultados, mas você pode alterar para 25, 50 ou todos;

• Pesquisar: você verá que pode realizar o filtro pelo nome do PDV neste campo, basta digitar as palavras chaves e a busca é feita;

          Tabela de Calendário de tarefas:

• Botão Editar/Visualizar: ao clicar nesse botão você será direcionado para a resposta da tarefa, caso ela não tenha sido respondida você verá ela em branco;

• Botão Excluir: ao clicar em excluir você poderá excluir o registro da tarefa, mesmo que ela tenha sido respondida, um pop-up irá abrir com uma mensagem informando a exclusão, caso deseje excluir, clique em sim;

• Inicio: informa o dia que a tarefa foi gerada e enviada ao app;

• Até: informa o prazo máximo que a tarefa pode ser respondida, após passar o prazo, ela é expirada;

• PDV: informa qual o PDV que recebeu a tarefa ou vai receber a tarefa;

• Respondido: informa se a tarefa foi ou não respondida, "Sim" indica que foi respondia, "Não" indica que não foi respondida;

• Justificado: caso a tarefa tenha sido justificada, a justificativa aparecerá aqui.

          O último item é um botão e nele é possível gerar o calendário de tarefas, ou seja, rodar um script que fará com que as tarefas sejam enviadas novamente para o app dos colaboradores que estiverem com o PDV e a marca do agendamento em roteiro. Todas as vezes que alguma informação for editada no agendamento, recomendamos que seja gerado os calendários novamente. Ao finalizar a configuração do agendamento, clique nesse botão para as tarefas serem geradas.

      As tarefas são geradas automaticamente todos os dias as 3 da manhã baseado nos roteiro agendados naquele momento, caso seja necessário, é possível gerar manualmente conforme explicado aqui.