Também podemos cadastrar colaboradores um a um. Para cadastra-los dessa forma é importante seguirmos o passo a passo e enviar todas as informações, assim será garantido o correto funcionamento do sistema. Para realizar o cadastro siga as seguintes instruções:
1. Acesse o Puzzle Planning.
2. Clique em RH, em seguida em Colaboradores.
3. Clique no botão de + de Novo Colaborador.
4. Primeira tela de Dados do Colaborador.
Aqui vamos cadastrar algumas informações básicas sobre o colaborador, são elas:
- Nome: O nome é um campo obrigatório, não pode ser repetido no mesmo ambiente;
- E-mail: O campo é obrigatório, não pode ser usado o mesmo e-mail para mais de um usuário;
- Telefone: campo opcional, mas é importante sabermos o telefone do colaborador para podermos contata-lo;
- Data de nascimento: Esse é um campo obrigatório, informe uma data válida, pois é a partir dela que é informado o aniversário do colaborador em alguns locais do sistema;
- Foto: essa foto do colaborador irá aparecer no seu perfil ao abrir o app e também é a foto utilizada no crachá automatizado, saiba mais sobre essa funcionalidade na sessão de RH;
- Contatos de Emergência: O contato de emergência é importante, pois caso aconteça algo com o colaborador precisamos ter outro meio de contata-lo. Também é um campo obrigatório;
- Senha e Confirmação de Senha: Recomendamos que você tenha um padrão de senha que possa ser enviada ao colaborador e que o mesmo sempre lembrará mas também seja segura, exemplo: primeiros 5 dígitos do CPF, não esqueça de confirmar a senha, elas precisam coincidir;
- Dispositivo móvel/Liberar acesso a outro dispositivo: Esse campo não deve ser preenchido, quando o usuário fizer login pelo telefone esse campo é preenchido com o identificador do aparelho. Caso seja feita uma tentativa de login com esse usuário em outro aparelho que tenha um identificador diferente, o sistema não permitirá que ele acesse do novo dispositivo. Para liberar o acesso em outro dispositivo você deve ligar o botão de liberar acesso e salvar. No primeiro cadastro não é necessária essa configuração;
- Perfil de Acesso: Você deve informar um perfil de acesso para o usuário, você pode saber mais sobre em Grupos de Pessoas. É através do perfil que delimitamos o que será acessado pelo usuário.
- Supervisor: Todo usuário precisa de um supervisor, sem supervisor não será possível salvar. É importante termos o supervisor correto, muitas buscas e relatórios específicos dependem deste dado.
05. Va para a aba Endereço no menu a esquerda.
É muito importante criar um cadastro completo e todas as informações de endereço ajudam o georreferenciamento correto. Esse cadastro é fundamental para uma boa roteirização depois.
Preencha todas as informações abaixo:
- Estado: Selecione um estado na lista, você pode pesquisar o nome dele;
- Cidade: Você pode pesquisar o nome da cidade que você busca;
- Bairro: Informe o Bairro;
- Cep: Informe o CEP;
- Número: Informe o número do endereço
- Complemento: Caso o endereço possua um complemento, informe aqui;
- Deslocamento: Informe o tipo de deslocamento do colaborador. Você pode escolher entre os veículos previamente cadastrados, saiba mais sobre esse cadastro aqui. É importante informar o veículo correto para que o KM e o tempo de deslocamento seja calculado de acordo com o meio de transporte do colaborador.
06. Por fim escreva o endereço completo, com número e cidade, espere encontrar o resultado correto e clique nele.
Ao clicar no endereço desejado, a tela do mapa será atualizada e o georreferenciamento estará feito, você pode conferir se está correto clicando no mapa e utilizando os comandos dele.
07. Na tela do mapa, você pode usar os comandos do Google Maps para encontrar o endereço correto e confirmar o local.
08. Va para a aba Documentos no menu lateral esquerdo.
Aqui você vai informar todos os números dos documentos do colaborador:
- CPF: O CPF é um número de 11 dígitos, cada colaborador terá um, ele é um campo único, é impossível ter mais de um cadastro com o mesmo CPF, ele não permitirá. O CPF é um campo obrigatório, não é permitido cadastrar um colaborador sem CPF;
- CNH: Informe o número da CNH caso seu colaborador for utilizar moto ou carro para se deslocar;
- Matrícula: A matricula é o número identificador do empregado no eSocial que mostra o vínculo trabalhista com a empresa. Geralmente quem fornece esse número é a contabilidade. A matrícula do colaborador é utilizada para a importação de holerites em lote para o sistema. Então é muito importante preencher corretamente. Caso você ainda não tenha a matricula do colaborador no momento do cadastro, deixe o campo em branco e preencha quando a tiver;
- RG: Informe o número do RG;
- Expedição do RG: Informe a expedição do RG;
- UF do RG: Informe o estado de emissão do RG;
- PIS: Quando a pessoa trabalha em um emprego formal pela primeira vez, é gerado o Programa de Integração Social, o PIS. O número é composto de 11 dígitos e todos os trabalhadores que atuam no setor privado têm esse registro. Portanto, ele é um número único para cada pessoa. Informe o PIS corretamente;
- CTPS: Informe o número da CTPS;
- CTPS Série/UF: Informe a série e estado de emissão da CTPS;
Informações bancárias:
- Número do Banco: Informe o numero do banco;
- Tipo de Conta: Informe o tipo de conta, você pode selecionar a desejada entre as opções: Poupança, Corrente, Conjunta.
- Número da Agência: Informe o número da agencia do banco;
- Número da Conta: Informe o número da conta;
- Chave Pix: Informe uma chave PIX.
09. Va para a aba Outros dados no menu lateral esquerdo.
Aqui você vai completar o cadastro do colaborador, nem todas as informações são obrigatórias, mas são importantes para o cadastro completo:
- Pai: Informe o nome do pai;
- Mãe: Informe o nome da mãe, obrigatório pois é necessário no cadastro E-Social;
- Nacionalidade: Informe a nacionalidade do colaborador;
- Naturalidade: Informe a naturalidade, ou seja, a cidade de nascimento do colaborador;
- Escolaridade: Informe a escolaridade, você pode escolher entre essas opções: Fundamental, Médio incompleto, Médio completo, Superior incompleto, Superior em andamento, Superior completo, Pós-Graduado ou Outro;
- Gênero: Informe o gênero do colaborador entre essas 4 opções disponíveis: Masculino, Feminino, Outro ou Prefiro não informar;
- Estado Civil: Informe o estado civil do colaborador. Você pode escolher entre essas opções: Casado(a), Solteiro(a), Divorciado(a), Viúvo(a)
- Cônjuge: Informe o nome do ou da Cônjuge do colaborador.
- Etnicidade: informe a etnicidade do colaborador, esse dado será importante em análises demográficas nos Dashboars de RH.
10. Estamos quase finalizando as informações da primeira parte, vamos lá: Vá para a aba permissões no menu lateral esquerdo.
Aqui é muito importante entender o significado de cada botão. Pois temos algumas informações bastante relevantes para o correto funcionamento do puzzle:
- Botão "Administrador do Sistema": Esse botão libera edição de todas as funcionalidades dos sistemas, ele sobrescreve as permissões do perfil e libera todas as funcionalidade, tanto pra edição quanto para visualização;
- Botão Permitir Alterações Extras Até: Esse botão serve para que o o colaborador ao logar no sistema seja solicitada uma alteração de cadastro, exemplo, ele não enviou algum documento ou ficou faltando alguma informação. Ao abrir o sistema, no período selecionado para permitir as edições, irá abrir sempre na atualização do cadastro;
- Regiões: Informe uma ou mais regiões. É sempre importante informar a região de todos os colaboradores, assim a roteirização é feita de forma mais fácil e rápida.
- Departamentos: você pode informar de qual departamento da empresa esse colaborador faz parte, essa funcionalidade serve principalmente para definir os tramites de protocolos.
11. Ultimo item dessa parte do cadastro de colaborador: Va para a aba inventário no menu lateral esquerdo.
Aqui, você irá adicionar itens que o colaborador possa ter ganho, baseado no itens de inventario colocados previamente no cadastros de inventário, que você pode saber mais aqui.
É importante cadastrar um inventário pois assim é feito um controle de todo material disponibilizado para o colaborador. Para começar adicionando um inventário siga o passo a passo:
- Clique no botão de +Inventário: Abrirá uma linha para preenchimento das informações do inventário.
- Sempre que quiser adicionar um item novo clique nesse botão.
- Caso não queira adicionar nenhum item, você pode pular para a próxima aba.
12. Adicionando um item.
Para adicionar um item siga as seguintes instruções:
- Selecione o item desejado entre as opções previamente cadastradas;
- Informe a quantidade entregue daquele item ao colaborador;
- Informe o valor mensal daquele item;
- Caso você tenha alguma observação para fazer sobre o material, informe aqui;
- Caso queira remover algum item do inventário do colaborador, basta clicar na lixeira vermelha, ao lado das observações.
13. Ultimo item dessa parte do cadastro de colaborador: Va para a aba de Credenciamento.
Nessa aba é possível fazer o registro dos credenciamentos realizados para esse colaborador. Conforme será mostrado no artigo sobre as Redes, é possível configurar o credenciamento de cada rede através do Puzzle, inclusive com o prazo.
Para começar adicionando um registro de credenciamento siga o passo a passo:
- Clique no botão de +Credenciamento: Abrirá uma linha para preenchimento das informações do credenciamento realizado.
- Sempre que quiser adicionar um novo credenciamento, clique nesse botão.
- Caso não queira adicionar nenhum item, você pode apenas finalizar o cadastro clicando em salvar.
14. Adicionando um credenciamento.
Para adicionar um credenciamento siga as seguintes instruções:
- Selecione a rede desejada entre as opções previamente cadastradas;
- Informe a data que o credenciamento foi realizado ou aprovado pela rede;
- A validade do credenciamento irá aparecer para todas aquelas redes que tiverem a informação da validade previamente cadastrada conforme explicado no artigo sobre redes.
- Caso queira remover algum credenciamento, basta clicar na lixeira vermelha, ao lado das observações.
15. Após concluir, clique em salvar e aguarde.
Caso o cadastro tenha sido salvo e finalizado você será direcionado para o cadastro salvo do colaborador.
Caso não tenha sido salvo, o sistema irá informar o erro a ser corrigido.
- Dependentes.
- Arquivos
- Admissões
- Custos
1. Menu de Dependentes.
Caso você queira adicionar um dependente, clique no botão azul "+Dependente".
Toda vez que você quiser adicionar um novo dependente é só clicar ali.
As informações necessárias para cadastrar um dependente são:
- Nome: Informe o nome completo do dependente;
- CPF: Informe o CPF do dependente;
- Data de Nascimento: Informe a data de nascimento do dependente;
- Grau de Parentesco: Informe o grau de parentesco do dependente. Exemplo: Filho;
- Botão Depende IR: Ligue o botão caso o dependente também depende no imposto de renda.
- Botão Salário Família: Salário-família é o benefício pago pela Previdência Social brasileira aos trabalhadores com salário mensal na faixa de baixa renda, para auxiliar no sustento de filhos de até 14 anos de idade. O segurado recebe uma quota por filho e por emprego e ambos os pais recebem;
- Anexo de Certidão de Nascimento: Envie a certidão de nascimento para comprovação do grau de parentesco;
- Anexo de Carteira de Vacinação: Para dependentes de até 7 anos o envio da carteira de vacinação é obrigatório para ter o direito de receber o salario família;
- Anexo de comprovante de matrícula: Para dependentes acima de 7 anos o envio do comprovante de matrícula é obrigatório para ter o direito de receber o salario família.
Caso queira excluir o dependente, você pode clicar na lixeira vermelha.
Caso esse colaborador não possua dependentes, é só não adicionar e passar pro próximo menu.
Cada empresa terá sua lista de documentos obrigatórios para anexar. Os documentos a serem anexados podem ser cadastrados aqui (link com o cadastro de tipos de arquivos).
O botão de gerar documentos só irá permitir a geração de documentos após a admissão do colaborador. Quando o colaborador estiver admitido, você poderá gerar qualquer um dos Templates de Documentos previamente cadastrados, clicando no nome do documento que você deseja gerar e em seguida ele será baixado no seu navegador.
Siga o passo a passo com o exemplo de como anexar um arquivo:
-
Clique em um dos documentos que está faltando enviar. Você será direcionado para a tela de envio.
3. Tela de envio de documentos do colaborador.
Você precisará enviar alguns dados, além do anexo, são eles:
- Titulo: Escreva o nome do arquivo, recomendamos um nome padrão a todos os documentos do mesmo tipo;
- Chave Pública: Só preencha esse campo caso você queira tornar esse documento público;
- Tipo de Arquivo: Aqui o campo vem pré-selecionado com o arquivo selecionado anteriormente por você. Mas caso queira mudar, você também pode, a listagem será de acordo com os documentos cadastrados.
- Colaborador: Informe o colaborador que você esta anexando o documento. Vem pré-selecionado o colaborador que você esta editando;
- Botão Ativo: Informe se o documento deve estar ativo ou não;
- Status: Informe o status do documento. Você pode selecionar uma das opções: Em análise, Aprovado, Aguardando Assinatura, Reprovado, Aguardando Envio;
- Validade: Informe a validade do documento. Para documentos que não tenham uma validade, recomendamos que seja inserido um período longo.
- Escolher arquivo: Você será direcionado para o seu explorador de arquivos e pode selecionar o documento.
Ao finalizar clique em Salvar.
4. Admissões.
As admissões são importantes ser preenchidas para que você consiga baixar os documentos necessários para o credenciamento do colaborador, não deixe de preencher esses dados.
Siga o passo a passo para saber como fazer:
- Clique no botão azul de "+Admissão", ao clicar no botão irá aparecer novos campos
- Data de Admissão: Comece informando a data de admissão do colaborador;
- Empresa: Entre as empresas cadastradas, informe a empresa que esse colaborador irá ser registrado.
- Cargo: Informe o cargo. Ao selecionar o cargo o salário é automaticamente preenchido. Para saber como cadastrar um Cargo veja aqui.
- CH/Sem: Informe a Carga Horaria Semanal.
- Salário: Automaticamente preenchido ao informar o cargo.
- Caso essa seja uma admissão feita no modelo PJ (pessoa jurídica), informe os dados da empresa do colaborador. Informando esses dados, você já consegue puxar o contrato pronto para assinatura. Caso não seja uma admissão PJ deixar os campos em branco. Dados da empresa; CNPJ, Nome da Empresa, Endereço da Empresa;
- Botão Vale Transporte: apenas ligue o botão se o colaborador precisar de Vale transporte;
- Quantidade de VT: apenas informe a quantidade de vale transporte caso o botão esteja ligado.
- Insalubridade: Informe se o colaborador precisa receber insalubridade. Você pode escolher entre essas opções: Não, 10%, 20%, 30%; 40%;
- Periculosidade: Informe se o colaborador precisa receber periculosidade. Você pode escolher entre essas opções: Não, 10%, 20%, 30%; 40%;
- Experiência 1 e 2: Informe o vencimento da primeira e segunda experiência. Essa data é importante pois será enviada uma notificação ao time de RH 48h antes do vencimento da primeira e 48h antes da segunda experiência.
- Dia de Trabalho: Informe os dias de trabalho do colaborador durante a semana ativando o botão correspondente de cada dia;
- Horários: Informe os horários do colaborador durante a semana e o horário de sábado, assim como o intervalo;
- Extras: No campo extras, você pode escrever livremente o que for necessário;
- Contratos: Caso o colaborador já tenha assinado o contrato, você pode anexar ele aqui.
Ao lado da data de admissão temos uma lixeira, caso você queira excluir a admissão você pode clicar nesse botão, porém ao fazer isso, esse colaborador será inativado do Puzzle.
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