Cadastro Colaborador - Manual um a um.

2. Clique em RH, em seguida em Colaboradores.

 

 

3. Clique no botão de + de Novo Colaborador.

 

 

4. Primeira tela de Dados do Colaborador.

Aqui vamos cadastrar algumas informações básicas sobre o colaborador, são elas:

• Nome: O nome é um campo obrigatório, não pode ser repetido no mesmo ambiente;
• E-mail: O campo é obrigatório, não pode ser usado o mesmo e-mail para mais de um usuário;
• Telefone: campo opcional, mas é importante sabermos o telefone do colaborador para podermos contata-lo;
• Data de nascimento: Esse é um campo obrigatório, informe uma data válida, pois é a partir dela que é informado o aniversário do colaborador em alguns locais do sistema;
• Foto: essa foto do colaborador irá aparecer no seu perfil ao abrir o app e também é a foto utilizada no crachá automatizado, saiba mais sobre essa funcionalidade na sessão de RH;
• Contatos de Emergência: O contato de emergência é importante, pois caso aconteça algo com o colaborador precisamos ter outro meio de contata-lo. Também é um campo obrigatório;
• Senha e Confirmação de Senha: Recomendamos que você tenha um padrão de senha que possa ser enviada ao colaborador e que o mesmo sempre lembrará mas também seja segura, exemplo: primeiros 5 dígitos do CPF, não esqueça de confirmar a senha, elas precisam coincidir;
• Dispositivo móvel/Liberar acesso a outro dispositivo: Esse campo não deve ser preenchido, quando o usuário fizer login pelo telefone esse campo é preenchido com o identificador do aparelho. Caso seja feita uma tentativa de login com esse usuário em outro aparelho que tenha um identificador diferente, o sistema não permitirá que ele acesse do novo dispositivo. Para liberar o acesso em outro dispositivo você deve ligar o botão de liberar acesso e salvar. No primeiro cadastro não é necessária essa configuração;
• Perfil de Acesso: Você deve informar um perfil de acesso para o usuário, você pode saber mais sobre em Grupos de Pessoas. É através do perfil que delimitamos o que será acessado pelo usuário.
• Supervisor: Todo usuário precisa de um superior, sem supervisor não será possível salvar. É importante termos o supervisor correto, muitas buscas e relatórios específicos dependem deste dado, além de ser através desse campo onde você poderá montar a hierarquia da sua operação.

 

    Quando finalizar o preenchimento das informações de Dados do Colaborador passe para as informações de Endereço no menu a esquerda. 

 

05. Va para a aba Endereço no menu a esquerda.

      É muito importante criar um cadastro completo e todas as informações de endereço ajudam o georreferenciamento correto. Esse cadastro é fundamental para uma boa roteirização depois.

        Preencha todas as informações abaixo:

• Estado: Selecione um estado na lista, você pode pesquisar o nome dele;
• Cidade: Você pode pesquisar o nome da cidade que você busca;
• Bairro: Informe o Bairro;
• Cep: Informe o CEP;
• Número: Informe o número do endereço
• Complemento: Caso o endereço possua um complemento, informe aqui;
• Deslocamento: Informe o tipo de deslocamento do colaborador. Você pode escolher entre os veículos previamente cadastrados, saiba mais sobre esse cadastro aqui. É importante informar o veículo correto para que o KM e o tempo de deslocamento seja calculado de acordo com o meio de transporte do colaborador.                                                                                                         

 

 

06. Por fim escreva o endereço completo, com número e cidade, espere encontrar o resultado correto e clique nele.

      Ao clicar no endereço desejado, a tela do mapa será atualizada e o georreferenciamento estará feito, você pode conferir se está correto clicando no mapa e utilizando os comandos dele.

 

 

07. Na tela do mapa, você pode usar os comandos do Google Maps para encontrar o endereço correto e confirmar o local.

 

      Finalizado o cadastro de endereço, podemos cadastrar todos os documentos do colaborador e também seus dados bancários, porém apenas o CPF é um documento obrigatório, os demais são opcionais, mas é importante para outras funcionalidades do sistema como todo o módulo de RH termos o cadastro completo do colaborador. 

 

08. Va para a aba Documentos no menu lateral esquerdo.

      Aqui você vai informar todos os números dos documentos do colaborador:

• CPF: O CPF é um número de 11 dígitos, cada colaborador terá um, ele é um campo único, é impossível ter mais de um cadastro com o mesmo CPF, inclusive de colaboradores inativos ou que estejam no banco de talentos, o sistema não permitirá esse cadastro. O CPF é um campo obrigatório, não é permitido cadastrar um colaborador sem CPF;
• CNH: Informe o número da CNH caso seu colaborador for utilizar moto ou carro para se deslocar;
• Matrícula: A matricula é o número identificador do empregado no eSocial que mostra o vínculo trabalhista com a empresa. Geralmente quem fornece esse número é a contabilidade. A matrícula do colaborador é utilizada para a importação de holerites em lote para o sistema. Então é muito importante preencher corretamente. Caso você ainda não tenha a matricula do colaborador no momento do cadastro, deixe o campo em branco e preencha quando a tiver;
• RG: Informe o número do RG;
• Expedição do RG: Informe a expedição do RG;
• UF do RG: Informe o estado de emissão do RG;
• PIS: Quando a pessoa trabalha em um emprego formal pela primeira vez, é gerado o Programa de Integração Social, o PIS. O número é composto de 11 dígitos e todos os trabalhadores que atuam no setor privado têm esse registro. Portanto, ele é um número único para cada pessoa. Informe o PIS corretamente;
• CTPS: Informe o número da CTPS;
• CTPS Série/UF: Informe a série e estado de emissão da CTPS;

            Informações bancárias:

• Número do Banco: Informe o numero do banco;
• Tipo de Conta: Informe o tipo de conta, você pode selecionar a desejada entre as opções: Poupança, Corrente, Conjunta.
• Número da Agência: Informe o número da agencia do banco; 
• Número da Conta: Informe o número da conta;
• Chave Pix: Informe uma chave PIX.

 

 

09. Va para a aba Outros dados no menu lateral esquerdo.

      Aqui você vai completar o cadastro do colaborador, nem todas as informações são obrigatórias, mas são importantes para o cadastro completo:

• Pai: Informe o nome do pai;
• Mãe: Informe o nome da mãe, obrigatório pois é necessário no cadastro E-Social;
• Nacionalidade: Informe a nacionalidade do colaborador;
• Naturalidade: Informe a naturalidade, ou seja, a cidade de nascimento do colaborador;
• Escolaridade: Informe a escolaridade, você pode escolher entre essas opções: Fundamental, Médio incompleto, Médio completo, Superior incompleto, Superior em andamento, Superior completo, Pós-Graduado ou Outro;
• Gênero: Informe o gênero do colaborador entre essas 4 opções disponíveis: Masculino, Feminino, Outro ou Prefiro não informar;
• Estado Civil: Informe o estado civil do colaborador. Você pode escolher entre essas opções: Casado(a), Solteiro(a), Divorciado(a), Viúvo(a)
• Cônjuge: Informe o nome do ou da Cônjuge do colaborador.
• Etnicidade: informe a etnicidade do colaborador, esse dado será importante em análises demográficas nos Dashboars de RH.

 

 

10. Estamos quase finalizando as informações da primeira parte, vamos lá: Vá para a aba permissões no menu lateral esquerdo.

      Aqui é muito importante entender o significado de cada botão. Pois temos algumas informações bastante relevantes para o correto funcionamento do puzzle:

• Botão "Administrador do Sistema": Esse botão libera edição de todas as funcionalidades dos sistemas, ele sobrescreve as permissões do perfil e libera todas as funcionalidade, tanto pra edição quanto para visualização;
• Botão Permitir Alterações Extras Até: Esse botão serve para que o o colaborador ao logar no sistema seja solicitada uma alteração de cadastro, exemplo, ele não enviou algum documento ou ficou faltando alguma informação. Ao abrir o sistema, no período selecionado para permitir as edições, irá abrir sempre na atualização do cadastro;
• Regiões: Informe uma ou mais regiões. É sempre importante informar a região de todos os colaboradores, assim a roteirização é feita de forma mais fácil e rápida, a região irá delimitar quais PDVs posso colocar no roteiro do colaborador, só irão aparecer os PDVs que tiverem a mesma região em seu cadastro.
• Departamentos: você pode informar de qual departamento da empresa esse colaborador faz parte, essa funcionalidade serve para definir os tramites de protocolos, caso não queira utilizar não é um campo obrigatório. 

 

11. A próxima aba a ser preenchida é a de admissão do colaborador, esse dado é obrigatório ser preenchido para o correto funcionamento do sistema.

        As admissões são importantes ser preenchidas para que você consiga baixar os documentos necessários para o credenciamento do colaborador e também usar todas as funcionalidade do RH, não deixe de preencher esses dados.

            Siga o passo a passo para saber como fazer:

• Ao iniciar o cadastro de admissão do colaborador, você verá que já existe uma pré-criada, você deve preencher com todas as informações listadas. Cuidado para não abrir mais de uma admissão para o mesmo colaborador. 
• Data de Admissão: Comece informando a data de admissão do colaborador;
• Empresa: Entre as empresas cadastradas, informe a empresa que esse colaborador irá ser registrado. 
• Botão indireto: ligue esse botão quando esse colaborador for um contratado da sua empresa que não é CLT ou PJ, um freelancer, esse botão afeta diretamente o relatório de P&L de roteiro.
• Oriundo de: informe nesse campo se essa admissão veio de uma nova vaga ou de substituição de um colaborador, você deve usar esse campo para poder usar corretamente todo o modulo de RH, incluindo o Dashboard de Turnover.
• Cargo: Informe o cargo. Ao selecionar o cargo o salário é automaticamente preenchido. Para saber como cadastrar um Cargo veja aqui. 
• CH/Sem: Informe a Carga Horaria Semanal.
• Salário: Automaticamente preenchido ao informar o cargo, só é permitido editar se o cargo permite essa alteração.
• Caso essa seja uma admissão feita no modelo PJ (pessoa jurídica), informe os dados da empresa do colaborador. Informando esses dados, você já consegue puxar o contrato pronto para assinatura. Caso não seja uma admissão PJ deixar os campos em branco. Dados da empresa; CNPJ, Nome da Empresa, Endereço da Empresa;
• Botão Vale Transporte: apenas ligue o botão se o colaborador precisar de Vale transporte, ao ligar o botão, você verá que abaixo dos dias de trabalho o campo de Valor de VT irá aparecer, preencha esse cambo com o valor por dia que esse colaborador gasta em passagens para realizar o roteiro, caso o botão esteja desligado, esses campos não irão aparecer;
• Quantidade de VT: apenas informe a quantidade de vale transporte caso o botão esteja ligado. 
• Insalubridade: Informe se o colaborador precisa receber insalubridade. Você pode escolher entre essas opções: Não, 10%, 20%, 30%; 40%;
• Periculosidade: Informe se o colaborador precisa receber periculosidade. Você pode escolher entre essas opções: Não, 10%, 20%, 30%; 40%;
• Experiência 1 e 2: Informe o vencimento da primeira e segunda experiência. Essa data é importante pois será enviada uma notificação ao time de RH 10 dias antes do vencimento da primeira e 10 dias antes da segunda experiência.
• Dia de Trabalho: Informe os dias de trabalho do colaborador durante a semana ativando o botão correspondente de cada dia; 
• Horários: Informe os horários do colaborador durante a semana e o horário de sábado, assim como o intervalo;
• Extras: No campo extras, você pode escrever livremente o que for necessário;
• Contratos: Caso o colaborador já tenha assinado o contrato, você pode anexar ele aqui.

         Ao lado da data de admissão temos uma lixeira, caso você queira excluir a admissão você pode clicar nesse botão, porém ao fazer isso, esse colaborador será inativado do Puzzle, consulte o artigo sobre Demissão de Colaborador.

 

12. Penúltimo item dessa parte do cadastro de colaborador: Va para a aba inventário no menu lateral esquerdo.

         Aqui, você irá adicionar itens que o colaborador possa ter ganho, baseado no itens de inventario colocados previamente no cadastros de inventário, que você pode saber mais aqui.

    É importante cadastrar um inventário pois assim é feito um controle de todo material disponibilizado para o colaborador. Para começar adicionando um inventário siga o passo a passo:

• Clique no botão de +Inventário: Abrirá uma linha para preenchimento das informações do inventário.
• Sempre que quiser adicionar um item novo clique nesse botão.
• Caso não queira adicionar nenhum item, você pode pular para a próxima aba.

 

           

 

 

14. Ultimo item dessa parte do cadastro de colaborador: Va para a aba de Credenciamento.

                Nessa aba é possível fazer o registro dos credenciamentos realizados para esse colaborador. Conforme será mostrado no artigo sobre as Redes, é possível configurar o credenciamento de cada rede através do Puzzle, inclusive com o prazo. 

              Para começar adicionando um registro de credenciamento siga o passo a passo:

• Clique no botão de +Credenciamento: Abrirá uma linha para preenchimento das informações do credenciamento realizado.
• Sempre que quiser adicionar um novo credenciamento, clique nesse botão.
• Caso não queira adicionar nenhum item, você pode apenas finalizar o cadastro clicando em salvar.

15. Adicionando um credenciamento.

           Para adicionar um credenciamento siga as seguintes instruções:

• Selecione a rede desejada entre as opções previamente cadastradas;
• Informe a data que o credenciamento foi realizado ou aprovado pela rede;
• A validade do credenciamento em meses irá aparecer para todas aquelas redes que tiverem a informação da validade previamente cadastrada conforme explicado no artigo sobre redes.
• Caso queira remover algum credenciamento, basta clicar na lixeira vermelha, ao lado das observações.

 

16. Após concluir, clique em salvar e aguarde.

      Caso o cadastro tenha sido salvo e finalizado você será direcionado para o cadastro salvo do colaborador.

          Caso não tenha sido salvo, o sistema irá informar o erro a ser corrigido.

 

          Ao salvar sem erros, ele vai voltar para a primeira página de cadastro e você vai notar que novos menus se abriram na lateral esquerda, precisamos preencher essas informações para completar o cadastro, essas novas abas não são obrigatórias, mas afetam o funcionamento correto do módulo de RH.

          Os novos menus são:

       

     Siga o passo a passo para entender cada novo menu e como usar. 

 

      Cada empresa terá sua lista de documentos obrigatórios para anexar. Os documentos a serem anexados podem ser cadastrados aqui (link com o cadastro de tipos de arquivos).

        O botão de gerar documentos só irá permitir a geração de documentos após a admissão do colaborador. Quando o colaborador estiver admitido, você poderá gerar qualquer um dos Templates de Documentos previamente cadastrados, clicando no nome do documento que você deseja gerar e em seguida ele será baixado no seu navegador. 

        Siga o passo a passo com o exemplo de como anexar um arquivo:

• Clique em um dos documentos que está faltando enviar. Você será direcionado para a tela de envio.

 

3. Tela de envio de documentos do colaborador.

         Você precisará enviar alguns dados, além do anexo, são eles:

• Titulo: Escreva o nome do arquivo, recomendamos um nome padrão a todos os documentos do mesmo tipo;
• Chave Pública: Só preencha esse campo caso você queira tornar esse documento público;
• Tipo de Arquivo: Aqui o campo vem pré-selecionado com o arquivo selecionado anteriormente por você. Mas caso queira mudar, você também pode, a listagem será de acordo com os documentos cadastrados. 
• Colaborador: Informe o colaborador que você esta anexando o documento. Vem pré-selecionado o colaborador que você esta editando;
• Botão Ativo: Informe se o documento deve estar ativo ou não;
• Status: Informe o status do documento. Você pode selecionar uma das opções: Em análise, Aprovado, Aguardando Assinatura, Reprovado, Aguardando Envio;
• Validade: Informe a validade do documento. Para documentos que não tenham uma validade, recomendamos que seja inserido um período longo.
• Escolher arquivo: Você será direcionado para o seu explorador de arquivos e pode selecionar o documento.

        Ao finalizar clique em Salvar.

 

 

     O último menu aberto ao salvar o colaborador é o de Custos. Ao clicar nele você será direcionado a outra aba, onde você poderá visualizar e atualizar essas informações. Para saber mais sobre custos, clique aqui (funcionalidade em construção).

 

      Após finalizar as alterações necessários é só clicar em salvar. Caso tenha algum campo obrigatório que não tenha sido preenchido corretamente, será informado pelo sistema para correção.